Pengelolaan dokumen fisik dalam dunia bisnis bukan sebatas soal merapikan kertas di atas meja. Langkah sederhana yang acap dianggap remeh ini memiliki keterkaitan krusial terhadap efisiensi dan kecepatan akses informasi, yang berdampak langsung pada citra profesional perusahaan. Kehadiran alat alat kearsipan berikut dapat membantu menciptakan sistem arsip yang lebih terorganisir.
1. Ordner
Ordner adalah “raja” dari segala penyimpanan dokumen fisik di kantor. Alat ini berupa map besar dengan material keras yang memiliki besi penjepit di tengahnya. Ordner berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip statis maupun dinamis dalam volume cukup besar. Punggung alat yang lebar, sekitar 5-7 cm, membuatnya mampu menampung ratusan lembar dokumen.
Penggunaan ordner dalam mengorganisir arsip dokumen perusahaan akan membantu mengamankan dokumen penting agar tidak tercecer, terlipat, atau rusak karena kelembapan. Selain itu, label pada bagian belakang ordner memudahkan pencarian kembali arsip yang telah tersimpan di rak hanya dalam hitungan detik.
Jenis-Jenis Ordner:
- Ordner PVC (pelapis plastik).
- Ordner karton (daur ulang).
- Ordner tinta timbul (embossed).
Anda bisa memilih salah satu material di atas, lalu menggabungkannya dengan model ordner Bantex yang terkenal dengan durabilitas dan mekanisme penguncinya yang presisi (Rado). Namun, jangan biarkan ordner tampil polos. Anda dapat memanfaatkannya untuk meningkatkan citra profesional dengan cetak ordner Bantex custom di Paperlicious.
Selain menawarkan pengerjaan yang cepat dan akurat berkat dukungan mesin cetak modern, Anda bebas menambahkan logo, warna khas perusahaan, serta desain khusus lainnya pada ordner tersebut. Tidak hanya merapikan rak arsip perusahaan, tetapi juga mencitrakan eksklusivitas dan identitas merek yang kuat. Soal kualitas cetak, dijamin tajam dan tahan lama!
2. Filing Cabinet
Filing cabinet merupakan alat alat kearsipan berikutnya yang tidak kalah penting. Alat yang satu ini berupa lemari yang terdiri dari beberapa laci yang disusun secara vertikal. Fungsi utamanya untuk menyimpan dokumen dalam folder, biasanya map gantung, secara vertikal. Keunggulan utama dari filling cabinet adalah keamanannya karena dilengkapi dengan kunci sentral.
Sistem penguncian tersebut memungkinkan seluruh laci dalam satu kabinet terkunci hanya dengan satu kunci pusat. Jadi, tidak perlu menggunakan kunci-kunci berbeda untuk setiap laci yang pastinya tidak praktis dan keamanannya lebih rentan. Sebab itu, filling cabinet cocok untuk menyimpan dokumen penting dan rahasia, seperti sertifikat aset dan kontrak kerja sama.
Jenis-Jenis Filing Cabinet:
- Filling cabinet 2 laci.
- Filling cabinet 4 laci.
- Filling cabinet lateral (melebar).
- Filling cabinet tahan api (fireproof).
Merek Rekomendasi:
- Lion.
- Daichiban.
- Alba.
- Brother.
3. Map
Map merupakan istilah umum untuk sampul penyimpanan dokumen kertas. Fungsinya untuk melindungi dokumen yang sering dipakai atau berpindah tangan, sebab itu desain map sangat sederhana dengan bobot yang ringan. Map tersedia dalam beragam jenis agar pengguna lebih mudah memilih sesuai kebutuhan. Masing-masing map memiliki spesifikasi berbeda, sehingga penggunaannya juga berbeda.
Jenis-Jenis Map:
- Map Snelhecter (Jepit): Digunakan untuk menyimpan dokumen yang sudah jarang digunakan (in-active), yang tepinya sudah dilubangi tapi belum sempat dipindahkan ke ordner.
- Map Folder Gantung: Khusus digunakan untuk penyimpanan dalam filling cabinet agar mengambil dan menggeser dokumen lebih mudah tanpa mengacaukan tatanan laci.
- Map Kancing atau Plastik (Amplop): Berguna untuk membawa dokumen rapat atau perjalanan dinas agar terlindung selama perjalanan karena sifatnya kokoh, tahan air, dan tidak mudah kotor.
- Map dengan Label Identifikasi: Memudahkan pengelompokan sub-kategori arsip tanpa perlu membuka isi map satu per satu.
Merek Rekomendasi:
- Kenko.
- Bantex.
- Joyco.
4. Boks Arsip
Alat alat kearsipan selanjutnya adalah boks arsip yang digunakan untuk menyimpan dokumen legal perusahaan yang sudah memasuki masa in-active. Bukan hanya satu atau dua buah dokumen, tapi boks arsip dari karton tebal ini berfungsi menampung ordner atau map-map yang sudah tidak muat di rak aktif atau penyimpanan di gudang arsip.
Menggunakan alat ini akan membantu efisiensi ruang gudang dan perlindungan dokumen jangka panjang. Kotak biasanya dilengkapi dengan lubang ventilasi kecil untuk mencegah kelembaban pemicu jamur yang dapat merusak dokumen. Selain itu, ada juga kolom identifikasi di bagian luar untuk mencatat tahun dan jenis arsip yang memudahkan saat pencarian dokumen lama.
Jenis-Jenis Boks Arsip:
- Boks arsip standar (karton gelombang).
- Boks arsip lipat (knock-down).
- Boks arsip jumbo.
Merek Rekomendasi:
- Bambi.
- Deli.
- Bantex.
5. Kartu Kendali
Dalam sistem kearsipan modern, kartu kendali menjadi “otak” lalu lintas penyimpanan surat. Lembaran kartu ini berfungsi sebagai pengganti buku agenda konvensional untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dengan kemampuan pelacakan (tracking) yang unggul. Kartu pelacakan memungkinkan staf arsip dapat mengetahui posisi terkini surat, baik individu atau divisi penanggung jawab.
Inovasi ini mencegah atau meminimalisir fenomena kehilangan surat yang acap terjadi dalam birokrasi kantor. Terutama untuk surat penting dan rahasia yang wajib berada dalam pemantauan ekstra. Selain itu, kartu kendali juga berfungsi sebagai alat bukti pengiriman surat antar unit kerja.
Jenis-Jenis Kartu Kendali:
- Kartu kendali rangkap 2 (putih, kuning).
- Kartu kendali rangkap 3 (putih, kuning, merah).
Merek Rekomendasi: Tidak ada merek spesifik, biasanya diproduksi dan didistribusikan secara massal tanpa menyertakan merek tertentu.
6. Rak Arsip
Rak arsip juga masuk dalam daftar alat alat kearsipan wajib di kantor. Rak ini merupakan wadah penampung ordner dan boks arsip. Berbeda dengan filing cabinet yang tertutup, rak digunakan menyusun ordner secara berjajar (lateral), tepatnya sebagai open access filing, yang memudahkan penemuan dan pengambilan dokumen.
Kehadiran rak arsip tidak hanya membuat pengarsipan lebih mudah dan rapi, tapi juga menghemat floor space (luas lantai), karena mampu meningkatkan kapasitas simpan hingga 80% dibandingkan rak statis biasa. Cocok untuk kantor dengan ruang arsip sempit, yang tetap memberikan cukup ruang dan kemudahan pegawai saat mencari ulang dokumen.
Jenis-Jenis Rak Arsip:
- Rak arsip siku lubang (besi).
- Rak arsip mobile file (roll o pack).
- Rak arsip kayu.
Merek Rekomendasi:
- Krisbow.
- Alba.
- Lion.
7. Guide
Guide alias sekat adalah pemandu atau pemisah yang diletakkan di antara kelompok arsip yang diletakkan dalam filing cabinet atau ordner. Alat ini berguna menata arsip secara sistematis atau berdasarkan kode klasifikasi. Sangat efektif dalam mempercepat penemuan kembali (retrieval) arsip tanpa memindai keseluruhan map, melainkan cukup dengan menemukan label yang menonjol.
Jenis-Jenis Guide:
- Guide primer (posisi label kiri).
- Guide sekunder (posisi label tengah).
- Guide tersier (posisi label kanan).
Merek Rekomendasi:
- Bantex.
- Fujita.
- Joyko
8. Hanging Map (Map Gantung)
Rekomendasi alat alat kearsipan yang wajib dimiliki selanjutnya adalah hanging map alias map gantung, yang sudah sedikit dibahas pada bagian map di atas. Model map yang satu ini merupakan belahan jiwa filling cabinet, jadi layak mendapatkan pembahasan tersendiri. Hanging map dirancang khusus dengan kait besi pada bagian kedua ujung atasnya.
Kait tersebut kemudian digantungkan pada body filling cabinet. Tujuannya untuk membuat dokumen “melayang” dalam laci, sehingga tidak saling menindih dan merusak bagian bawah kertas. Alat ini juga dilengkapi dengan penyangga label yang bisa digeser-geser posisinya untuk memudahkan identifikasi judul berkas secara diagonal dan menjaga kerapian pengarsipan dokumen.
Jenis-Jenis Hanging Map:
- Hanging map bottom bar dengan kait besi di bagian bawah.
- Hanging map side bar yang memiliki kait di bagian samping.
Merek Rekomendasi:
- Diamond.
- Forte.
- Bantex.
9. Stapler
Stapler masih menjadi salah satu alat penyatu dokumen paling krusial meskipun memiliki mekanisme yang sederhana. Beberapa lembar kertas dapat disatukan menggunakan stapler agar tidak tercecer sebelum masuk dalam map atau ordner. Kini, stapler hadir dalam beberapa variasi sehingga dapat menyatukan dokumen yang lebih tebal dan terdiri dari beragam jenis kertas.
Jenis-Jenis Stapler:
- Stapler standar (no. 10 atau no. 3) untuk maksimal 15-20 halaman kertas.
- Stapler heavy duty setara kemampuan jilid buku.
- Stapler rotary yang bisa diputar 360 derajat.
- Stapler tembak alias gun tacker yang lebih difungsikan untuk kebutuhan dekorasi.
Merek Rekomendasi:
- Max.
- Deli.
- Joyko.
- Kenko.
10. Perforator
Perforator adalah pembuat lubang pada tepi dokumen sebelum dimasukkan dalam ordner atau snelhecter. Alat ini mampu melubangi tepi kertas secara presisi dan simetris. Tanpa perforator, penyimpanan dokumen akan berantakan. Perforator memiliki guide bar atau penggaris penahan untuk memastikan lubang selalu berada di tengah pengunci ordner dan snelhecter sehingga tampak rapi.
Jenis-Jenis Perforator:
- Perforator 2 lubang (standar).
- Perforator 1 lubang (ticket punch).
- Perforator 4 lubang (sistem eropa).
Merek Rekomendasi:
- Kenko.
- Joyko.
- Carl.
11. Tickler File
Tickler file adalah sistem pengingat manual yang efektif untuk sekretaris atau staf administrasi. Bagian dari alat alat kearsipan ini berfungsi sebagai alat pengingat berbasis tanggal. Biasanya terdiri dari sekat bulan (Januari-Desember) dan sekat tanggal (1-31). Dipakai menyimpan lembar disposisi terjeda atau harus diproses nanti pada waktu tertentu yang akan datang.
Jenis-Jenis Tickler File:
- Tickler file kotak (box card).
- Tickler file model akordeon (expanding file).
Merek Rekomendasi: Tidak ada merek khusus, biasanya dijual tanpa merek atau custom langsung ke percetakan.
12. Perforator Heavy Duty
Meskipun fungsinya sama dengan perforator umum di atas, tapi perforator heavy duty ini memiliki peran spesifik dalam manajemen arsip volume tinggi sehingga perlu mendapat pembahasan terpisah. Jika perforator standar hanya mampu menembus 10-20 lembar kertas, perforator heavy duty digunakan untuk melubangi ratusan lembar kertas sekaligus dalam satu kali tekan.
Kegunaannya sangat vital di departemen keuangan atau legal yang sering harus mengarsipkan laporan bulanan tebal atau bundel kontrak. Alat ini dilengkapi dengan tuas panjang untuk memberikan daya tekan maksimal dengan tenaga minimal, serta mata pisau yang lebih tajam dan kuat. Proses pengarsipan dokumen tebal jadi lebih cepat, mudah, dan efisien.
Jenis-Jenis Perforator Heavy Duty:
- Heavy duty 2 holes dengan kapasitas 100-200 lembar dan pemrosesan manual.
- Electric perforator dengan pemrosesan otomatis.
Merek Rekomendasi:
- Kangaro.
- Kenko.
- Etona.
Investasi pada alat alat kearsipan bukan sekadar kebutuhan untuk penataan dokumen, melainkan strategi meningkatkan performa dan produktivitas bisnis. Alur pengarsipan yang baik memudahkan staf menemukan dokumen hingga menjaga kerahasiaan dengan baik. Mulai dari ordner, filling cabinet, hingga perforator heavy duty memiliki tugas sekaligus manfaat nyata terhadap pengaturan arsip bisnis Anda!