Pengelolaan dokumen dan arsip menjadi aktivitas harian di kantor. Dalam pelaksanaannya, Anda pun bisa menggunakan berbagai jenis map dokumen sehingga tertata rapi. Hanya saja, Anda juga perlu tahu kalau Ada banyak jenis map kantor dan masing-masing punya fungsi yang berbeda.
Untuk bisa memanfaatkannya secara tepat, pengetahuan tentang jenis map dan fungsinya sangatlah penting. Terutama bagi para karyawan maupun pelajar. Untuk membantu Anda dalam mengetahui setiap jenis map dokumen tersebut, simak penjelasannya sebagai berikut, yuk!
Berbagai Jenis Map Dokumen Bagi Karyawan dan Pelajar
Dalam penggunaannya untuk penyimpanan dokumen, Anda bisa menemukan beberapa jenis map sebagai berikut:
1. Jenis Map Folio
Tipe yang pertama adalah dokumen map yang disebut sebagai map folio. Anda dapat mengenali bentuk map folio dari tampilannya yang sederhana, biasanya terbuat dari bahan karton. Fungsi pemakaiannya adalah untuk penyimpanan berkas yang sifatnya sementara.
Tampilannya yang sederhana membuat map folio dapat dibawa dengan sangat mudah. Oleh karena itu, penggunaan map folio sering Anda temukan untuk penggunaan surat lamaran kerja, surat pengajuan, dan semacamnya.
Baca juga: 4 Bahan Kardus yang Awet dan Kuat, Pilih Dulu Sebelum Buat Yuk
2. Jenis Map Ordner
Berikutnya, Anda dapat menemukan penggunaan jenis map dokumen yang disebut dengan ordner. Fungsi ordner adalah menyimpan dan mengelompokkan dokumen sesuai dengan kategorinya masing-masing.
Pemakaian berbagai merk ordner biasanya ditujukan untuk penyimpanan dokumen dalam jangka panjang. Apalagi, ordner mempunyai bentuk yang kokoh dengan terbuat dari bahan karton tebal. Di dalamnya pun terdapat penjepit yang keberadaannya berguna untuk merapikan dokumen.
Berkaitan dengan penggunaannya, Anda dapat memilih untuk menggunakan brand ordner yang ada di pasaran atau menggunakan cetak ordner bantex secara custom. Dengan begitu, Anda dapat memperoleh desain ordner yang unik dan menarik.
Apalagi, saat ini ada solusi cetak ordner custom dengan desain suka-suka di Paperlicious. Paperlicious menyediakan layanan cetak custom untuk berbagai kebutuhan. Mulai dari kemasan produk, box hampers, kemasan pouch, stiker, dan banyak lagi yang lain. Semuanya, bisa Anda dapatkan di Paperlicious.
3. Jenis Map Dokumen Amplop
Selanjutnya, Anda bisa pula menemukan map untuk dokumen yang dikenal sebagai map amplop. Sesuai dengan namanya, map ini mempunyai bentuk seperti amplop. Anda dapat menjumpai pilihan map amplop dalam berbagai ukuran, termasuk di antaranya adalah ukuran A4, folio, hingga A3.
Map amplop mempunyai fungsi secara khusus ketika Anda ingin melakukan pengiriman dokumen. Desainnya yang tertutup dengan disertai tali pada bagian depan, membuat map ini efektif dalam menjaga keamanan dokumen. Anda kerap menjumpainya digunakan untuk pengiriman berkas lamaran kerja atau dokumen lain.
4. Jenis Map Snelhecter
Selanjutnya, ada jenis map arsip yang disebut sebagai map snelhecter. Map ini mempunyai bentuk yang sederhana dengan keberadaan ruas pengikat pada bagian dalamnya. Desainnya mirip dengan map folio, tetapi terbuat dari bahan plastik. Untuk menyimpan dokumen di dalamnya, Anda perlu melubanginya terlebih dulu.
Sekilas, desain tampilannya mirip dengan map ring binder. Hanya saja, terdapat perbedaan pada bagian penjepit di dalamnya. Alih-alih menggunakan pengikat berupa ring binder dari bahan besi, pengikat map snelhecter berbentuk sederhana dan terbuat dari plastik.
Penggunaan map snelhecter biasa ditujukan untuk penyimpanan dokumen yang dibutuhkan setiap hari. Bentuknya yang sederhana, membuat map ini dapat dibawa ke mana saja dengan mudah. Contoh dokumen yang kerap menggunakan map snelhecter di antaranya adalah dokumen absensi siswa.
5. Jenis Map Folder
Selanjutnya, Anda bisa pula menjumpai penggunaan penyimpanan dokumen yang disebut dengan map folder. Jenis map ini umumnya terbuat dari bahan plastik bening. Oleh karena itu, Anda dapat melihat secara langsung isi dari map folder.
Ciri lain yang bisa Anda kenali dari map folder adalah bentuknya. Anda tidak akan menemukan adanya pengikat, daun penutup, maupun ruas keras pada sebuah map folder. Selain itu, Anda akan menemukan adanya lipatan pada bagian atas atau bawah yang disertai kancing untuk menutupinya.
6. Jenis Map Kantong (Zipper Bag)
Berikutnya, Anda dapat pula menjumpai desain tampilan map yang terlihat lebih canggih dibandingkan yang lain. Jenis map tersebut adalah map kantong atau biasa dikenal sebagai zipper bag. Keunikannya terletak pada keberadaan zipper atau resleting pada bagian depannya.
Keberadaan zipper tersebut berguna untuk membuka atau menutup kantong dengan lebih mudah. Selain itu, map ini umumnya terbuat dari bahan plastik bening atau bercorak. Selain itu, bahan map juga mempunyai sifat elastis sehingga membuatnya bisa dipakai untuk menyimpan dokumen dalam jumlah banyak.
Zipper bag kerap disertai dengan gantungan yang membuatnya bisa Anda bawa ke mana saja dengan mudah. Oleh karena itu, penggunaan zipper bag biasanya ditujukan untuk dokumen yang pemakaiannya bersifat mobile.
Baca juga: 7 Jenis Kemasan Plastik Botol, Tebak Biasanya Kamu Pakai yang Mana?
7. Jenis Map Gantung (Hanging Folder)
Tipe yang selanjutnya adalah map yang dikenal dengan istilah map gantung atau hanging folder. Karakteristik yang membedakan map ini dengan yang lain adalah keberadaan besi penggantung. Cara pemakaiannya dapat Anda lakukan dengan memasang map ini pada bidang vertikal dan kemudian menaruh dokumen di dalamnya.
Penggunaan hanging folder umumnya berlaku untuk penyimpanan dokumen secara statis. Oleh karena itu, Anda hanya akan menjumpainya digunakan di perkantoran atau rumahan. Karena pemakaiannya yang cukup terbatas, tidak heran kalau banyak orang yang kurang familier dengan jenis map gantung.
8. Jenis Map Ring Binder
Berikutnya, Anda dapat menemukan jenis map ring binder. Tipe map yang satu ini dapat Anda jumpai dibuat dengan bahan mika atau plastik tebal. Selain itu, Anda dapat menemukan ciri khas pada keberadaan ring binder yang terbuat dari besi pada bagian tengahnya.
Selain itu, map ring binder umumnya tersedia dengan ukuran kecil. Di pasaran, Anda dapat menjumpainya dengan ukuran A5 dan B5. Penggunaannya sangat sering Anda jumpai sebagai buku tulis oleh para pelajar. Selain itu, Anda juga dapat menemukan pemanfaatannya sebagai buku catatan.
9. Jenis Map Dokumen Klip
Terakhir, Anda dapat menemukan map untuk dokumen yang disebut sebagai map dokumen klip. Bentuknya mirip dengan map snelhecter maupun ring binder, hanya saja terdapat perbedaan pada bagian penjepitnya.
Map dokumen klip mempunyai penjepit yang terbuat dari besi. Penempatan dokumen di dalam map ini pun dapat Anda lakukan tanpa perlu melubangi kertas terlebih dahulu. Cukup dengan secara langsung menjepitnya dengan penjepit.
Selain itu, ukurannya yang relatif kecil, membuat dokumen ini bisa Anda bawa ke mana pun. Oleh karena itu, map klip mempunyai pemakaian yang tak jauh berbeda dengan map snelhecter. Nah, itulah berbagai jenis map dokumen yang menarik untuk Anda ketahui. Dengan adanya pengetahuan ini, Anda bisa menentukan pilihan tipe map yang sesuai dengan kebutuhan.